Processos mais enxutos para alavancar seus resultados

Evitar desperdícios dos movimentos humanos é essencial para prevenir o desgaste resultando, assim, em uma maior produtividade por parte do funcionário que executa o processo.

A teoria científica de Taylor, exposta a cima, é até hoje aplicada em prol de atender as altas demandas sem diminuir a qualidade dos produtos oferecidos. Mas como enxugar meus processos sem prejudicar minha qualidade? Para otimizar os processos empresariais é importante primeiramente entendê-los.

  • Analisando os processos

Antes de propor uma prática que permita estimular a duração das atividades, com maior precisão, é importante entender os três principais pontos de partida:

  • Período de duração;
  • Esforço exigido;
  • Tempo decorrido.

A duração de um projeto considera apenas os períodos (dias ou horas ) efetivamente trabalhados, não incluindo os períodos de descanso (dias/horas não úteis ) ou interrompidos. Ela está relacionada à estimativa de tempo e não de esforço. Obviamente ambas estão relacionadas.

Esforço necessário, também conhecido como empenho, representa a quantidade de períodos (em geral indicados em horas) necessária para completar a atividade.

Existem atividades possuem um limite para poder ter diversos recursos compartilhando o esforço total. A questão é: É necessário um maior número de pessoas trabalhando em uma única atividade para reduzir o tempo? Dependendo da situação muitas pessoas acabariam a atrapalhar mais que ajudar. Certamente, a duração de uma atividade é influenciada pela quantidade de recursos programados para trabalhar nela.

As atividades que permitem a distribuição do seu esforço (e conseqüentemente tem sua duração influenciada) são chamadas de atividades orientadas ao esforço ou ao empenho. As atividades controladas pelo empenho também tem seu limite de recursos.

É interessante ressaltar a importância desse gerenciamento de tempo das atividades, pois quando realizados de forma efetivas podem trazer benefícios tanto para os clientes quanto para as empresas.

  • Ferramentas

Para serem analisados de forma eficiente, é necessária uma boa compreensão de como ocorrem os processos da organização. Para isso, há ferramentas que possibilitam uma maior visibilidade dos processos:

  • Mapemanto de processos
  • Mapa do fluxo de valor
  • POP

Essas ferramentas são importantes também para padronização dos processos atuais da empresa e melhor visibilidade para os funcionários que irão executá-los.

  • Otimizando os processos

Com as observações e análises feitas dos processos empresariais e seus respectivos fluxos que acontecem no cenário atual da sua empresa, serão traçados e estudados planos para se obter os fluxos ideais e, a partir disso, propor as melhorias para a maior eficiência das atividades organizacionais.

Após as melhorias é importante sempre estar avaliando os processos e aplicando melhorias sempre que necessário. Como as organizações estão em constante mudança, é essencial que toda a empresa acompanhe essas modificações.

5W2H – O que é, como utilizar e sua importância

Você já pensou em planejar e controlar a execução de tarefas com eficiência, objetividade e ainda reduzir riscos? O 5W2H é a ferramenta ideal.

  • Mas afinal, o que é o 5W2H?

Desenvolvido no Japão, O 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para controle e planejamento de processos, projetos, ações e atividades. Por meio dessa ferramenta é possível controlar prazos e custos de forma eficiente, com fácil visibilidade e simplicidade. Sua sigla deriva das iniciais de sete palavras em inglês essenciais para o seu desenvolvimento: What (o que), Why (porque) , Where (onde) , When (quando), Who (quem), How (como) e How much(quanto).

5W2H.png

  • Como utilizar

Sistematizando a execução ao subdividir o planejamento em etapas, o 5W2H é
utilizado por meio da aplicação de sete questionamentos fundamentais para a
realização de qualquer atividade ou plano:
5H:

What (o que)? – descrição de todas as etapas necessárias para
atingir os objetivos;
Why (por que)? – justificativa clara do porque de executar a
atividade ou plano;
Where (onde)? – Onde será executado;
When (quando)? – Melhor período de aplicação que evite a
estagnação;
Who (quem)? – Delegação de responsáveis.

2H

How much (quanto)? – Contabilizar os custos;
How (como)? – definir qual será o meio utilizado para atingir os
objetivos.

  •  Importância

Por possui respostas fundamentais e objetivas, o 5w2h reduz riscos e contribui
para atingir os objetivos da empresa. Além disso, pode ser utilizado tanto como
ferramenta de gestão empresarial quanto para gerir atividades pessoais, como
viagens e compras a fazer.

  • Exemplo de estratégia empresarial

Exemplo: Divulgação da empresa

O que: estratégia de divulgação da estrutura da empresa para a captação de
possíveis clientes.

Quem: setor de marketing.

Como: Serão fotografados os produtos e clientes na loja para que a parte física da empresa seja divulgada também nas redes sociais e plataformas de rede da organização por meio de
posts que direcionem aos seus potenciais clientes.

Como conhecer quem é o seu público

Quando: divulgando periodicamente.

Onde: Fotografias na empresa e divulgação site, post no facebook e instagram.

Quanto: terceirização do serviço: Em média 200,00 reais
Aluguel da câmera: Em média 300 reais
Compra da câmera: Em média 1.000 – 2.000 reais

Por que: Para a captação de possíveis clientes para a loja física da empresa.