KPI: O que é e como utilizá-los para melhorar seu negócio!

O que significa KPI? Por que preciso defini-los e acompanhá-los para melhorar a gestão do meu negócio? Neste artigo iremos te apresentar essa ferramenta de gestão muito importante para gestão de negócios.

 

Neste Artigo, você verá:

• O que é um KPI;

• Como mensurar um KPI;

• Exemplos de KPI’s;

• Exemplos de KPI’s específicos para cada negócio

• Como melhorar a gestão do seu negócio através dessa ferramenta;

• Caso de sucesso de gestão por meio de indicadores chave.

O que é KPI?

Depois de apresentarmos no artigo anterior o ciclo PDCA, aqui vai mais uma sigla importante para a gestão de empresas. KPI representa a abreviação de Key performance indicator (também pode aparecer como KSI – Key sucess indicator) e significa indicadores chave de resultado. Os KPI representam as métricas que interferem diretamente no sucesso ou fracasso do seu negócio. É por meio delas que você conseguirá ignorar problemas pouco importantes e direcionará melhor sua equipe para o que realmente importa.

Como mensurar um KPI?

Os indicadores de KPI podem ser mensurados como números ou em porcentagens, depende do gestor. Em casos de empresas com alto faturamento, sua operação também será elevada, logo é interessante a mensuração por porcentagem. Já em empresas com baixa operação, seja de produção ou de vendas, se torna viável optar pela mensuração por número. Veja abaixo o cálculo para mensuração por meio de porcentagem:

(Total de eventos específicos/Total eventos) x 100

Para deixar claro como aplicar, acompanhe o seguinte exemplo: Imagine uma distribuidora de alimentos que fornece para mais de 400 mercados e mercadinhos da cidade. No mês de Julho, essa distribuidora expediu 3.000 pedidos. Desses, 1800 foram devolvidos por conta de divergência de itens, gerando assim retrabalho para a empresa. Vamos encontrar o indicador de pedidos devolvidos:

(Total de eventos específicos/Total eventos) x 100 –

(1800/3000) x 100 >> 60%

Portanto, atualmente, essa empresa apresenta um indicador de 60% dos pedidos devolvidos.

Exemplos de KPI’s

Existem 4 categorias diferentes de KPI. São eles:

Os indicadores de lucratividade É comum que gestores, ao verem o faturamento alto, achem que a empresa está no verde, sem saberem ao certo o cálculo percentual de lucro sobre ele. Devido à uma má gestão de custos, é comum empreendedores verem o faturamento aumentar mas não sobrar dinheiro no final do mês.

Os indicadores de produtividade: Estão diretamente ligados a produtividade dos colaboradores de uma empresa. Exemplo: Quantidade de sanduíches produzidos/hora por um chapeiro de uma lanchonete.

Os indicadores de qualidade: Esses estão ligados ao controle de inconformidades dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa. Exemplo: Quantidade de café frio servido por uma cafeteria/dia.

Os indicadores de capacidade: Medem a capacidade de um processo. Na maioria dos casos estão ligados à produção das máquinas. Exemplo: Quantidade de pizzas assadas em um forno de pizzaria/hora.

Os indicadores estratégicos: Mensuram como estão a situação da empresa em relação ao que foi planejado anteriormente. Exemplo: Uma empresa realiza seu planejamento estratégico e traça a meta de faturar 600 mil até o final do ano. Esse indicador representa a fatia já alcançada até o presente momento.

Exemplos de KPI’s específicos de maior peso para cada negócio

Os indicadores citados anteriormente certamente devem fazer parte da rotina de cada gestor para o melhor funcionamento da sua empresa. Enquanto isso, existem alguns tipos de indicadores que pesam mais em um tipo de negócio do que em outros. Por exemplo, é indispensável para uma barbearia ter o controle do indicador de fidelização de clientes, visto que é um serviço que um indivíduo volta a consumir  em um tempo médio de um mês, logo, para esse tipo de negócio, apostar em melhoria na fidelização dos clientes pode ser a melhor estratégia.

Além disso, é importante observar também que nem sempre empresas do mesmo segmento terão os mesmos indicadores chave. Um exemplo claro disso, seria a comparação de indicadores de qualidade entre dois tipos de hotéis: um de 3 estrelas e um de 5.

Em um hotel de 3 estrelas, literalmente, se vende apenas uma hospedagem . O público alvo desse serviço visa o baixo investimento, portanto, não cria expectativa de encontrar algo diferente. Enquanto em um hotel 5 estrelas, o gestor precisa pensar além, deve-se vender uma experiência inesquecível que faça com que seu hotel faça valer o título de luxo. Por conta disso, os indicadores de qualidade de cada um desses hotéis serão diferentes.

Como melhorar a gestão do seu negócio através dessa ferramenta?

Segundo   Joseph Juran, famoso por seu trabalho com gestão da qualidade, não se pode gerenciar aquilo que é não é medido. Já para Vicente Falconi, fundador de uma das maiores empresas de consultoria do mundo, gerir é bater metas. Portando, com a união desses dois pensamentos, chegamos a conclusão de que a mensuração de indicadores é importante para estabelecer metas atreladas ao objetivo principal da empresa. No entanto, a escolha dos indicadores corretos, seu acompanhamento e a criação e desdobramento de metas baseadas neles certamente ainda é uma tarefa complicada e que necessita de bastante disciplina por parte dos gestores.

Para se conseguir definir as metas certas, primeiro de tudo necessita-se entender bem o funcionamento dos tipos de processos da empresa. Com esse entendimento e baseando-se na estratégia da empresa, podemos definir e desdobrar as metas para cada área da empresa, mas sempre mantendo uma certa relação de hierarquia, ou seja, o gerente bate sua meta com a soma do batimento das metas de todos os seus subordinados. Para o bom funcionamento desse método de gestão, acima de tudo deve-se ter na cabeça de que os objetivos da empresa devem ser a longo prazo. Já as metas estipuladas pelos gestores devem ser audaciosas, mas não desmotivadoras. Os tipos de processos são divididos em:

Processos primários: são os mais importantes pois serão aqueles que vão entregar valor diretamente ao cliente (exemplo: processo de venda, processo de produção).

Processos secundários: mais conhecidos como processos de suporte, são aqueles que darão suporte para o bom funcionamento do processo primário (exemplo: processo de compras).

Processos gerenciais: serão aqueles que garantirão a boa execução dos processos primários e secundários (exemplo: supervisão).

Caso de sucesso de gestão por meio de indicadores chave

Um exemplo inspirador do gerenciamento por indicadores chave é o caso da criação do Browser Google Chrome. O objetivo era claro: criar o melhor Browser do mundo em três anos. Em 2008, Sundar Pichai aceitou o desafio e foi muito inteligente na escolha do indicador que apontaria o sucesso do seu projeto. Como medir o melhor browser do mundo? Poderia ser diversos indicadores como número de cliques, anúncios, engajamento. Porém, Pichai definiu apenas o número de usuários. Para ele, são os usuários que definem qual o melhor Browser do mundo, então sua meta foi definida a partir dessa métrica.

No primeiro ano, a meta definida foi de 20 milhões de usuários, porém não foi batida (atingindo aproximadamente 10 milhões de usuários). Já no segundo ano, a meta foi aumentada para 50 milhões, entretanto mais uma vez não foi batida (alcançando a casa dos 37 milhões de usuários). Já no terceiro ano, mesmo com todos os motivos para ser mais cauteloso, Sundar Pichai delimitou uma meta de 100 milhões de usuários. Após efetuar melhorias tecnológicas e lançar uma campanha de marketing agressiva, ele alcançou a marca de 111 milhões de usuários e hoje o Chrome é o browser mais utilizado no mundo.

Conclusão

Gostou do nosso artigo? Tem interesse em conhecer mais sobre gestão por meio de indicadores chave? Entre em contato com a equipe da ADM Soluções.

Créditos: Esse artigo foi desenvolvido por Roberto Saraiva, consultor de projetos da ADM Soluções.

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