PDCA: veja como alcançar resultados com esse método!

Você conhece o ciclo PDCA? Como a sua empresa é gerida? Como são melhorados os processos dela? Como são resolvidos os problemas do dia a dia? O que impede sua empresa de alcançar mais resultados?

Neste artigo você verá:

  • O que é o ciclo PDCA;
  • Etapas do ciclo;
  • Exemplo prático;
  • Ferramenta da qualidade;
  • Conclusão.

 

PDCA, o que é?

O ciclo PDCA é um método gerencial usado para melhoria de processos e solução de problemas. Que é a base da melhoria contínua. O PDCA tem origem no método científico de René Descartes, tendo sido formulado e popularizado pela maneira que é conhecido atualmente pelo consultor Edward Deming, que trabalhou junto às empresas japonesas nos conceitos da gestão da qualidade total. Vale ressaltar que o PDCA não é uma ferramenta e sim um método cíclico de melhoria, que deve ser usado junto a outras ferramentas da qualidade.

Etapas do ciclo

O PDCA é um acrônico de P (plan), que é o planejamento do ciclo, D (do) é a execução do plano traçado, C (check) o acompanhamento do plano e A (action) a padronização do que funcionou ou melhoria do que não funcionou, com isso se inicia um novo ciclo PDCA.

Planejamento (Plan)

O PDCA inicia com a etapa de planejamento, que se origina de um objetivo que se almeja alcançar ou um problema que se deseja resolver. Para isso deve-se identificar o problema, para que possamos encontrar a causa ao invés dos efeitos. O gestor pode usar o diagrama de Ishikawa (que será explicado mais adiante) para encontrar a causa raiz do mesmo. Feito isso teremos a análise do problema e do processo no qual ele está inserido.

Logo após, é traçado o plano de ação, ou seja, como o problema será resolvido, deixando muito claro qual é a meta, os responsáveis e os respectivos prazos. Usando a ferramenta 5W2H o plano de ação fica visual para todo o time.

Vale ressaltar que essa é a etapa do ciclo onde se deve ter mais atenção e análise. Pois, se ela não for bem executada as etapas seguintes serão comprometidas e dificilmente os resultados esperados serão alcançados.

Execução (Do)

A segunda etapa do ciclo consiste na execução do plano formado na etapa anterior, é neste momento que ocorre a implementação. De maneira geral, pode-se dizer que essa é a etapa mão-na-massa e para que a execução aconteça da melhor maneira o gestor deve ter uma comunicação muito clara e direta com a equipe envolvida. Além disso, deve-se traçar indicadores que mensurem de forma efetiva a execução do plano de ação.

Verificação (Check)

A terceira etapa do ciclo consiste em uma auditoria do plano traçado, é o momento em que o gestor irá comparar os dados do planejado e o do que foi realizado e ver o que de fato pode ser melhorado e o que não deu certo. Ou seja, é hora de medir os resultados em relação à meta traçada na etapa de planejamento. Além da, eficácia do plano de ação e da execução do mesmo.

Agir (Action)

Fechando o ciclo PDCA, a etapa de ação será para padronizar o que funcionou do plano de ação e disseminar isso por toda a empresa para que fique enraizada na cultura essa nova melhoria. Além de, traçar novas ações para os planos que não deram certo. Desse modo, o ciclo volta a girar desenvolvendo um novo planejamento dos planos de ação que não funcionaram. Fazendo com que o PDCA seja uma rotina de melhoria e qualidade da organização como um todo.

Vale ressaltar que no novo ciclo todas as etapas devem ser respeitadas, ou seja, deve-se traçar um novo planejamento identificando o problema e traçando soluções para posteriormente colocar em ação, verificar e agir. O PDCA é contínuo.

Exemplo prático:

Questão a ser resolvida: Um restaurante está recebendo constantes reclamações dos seus clientes por conta da demora dos pedidos. Com isso, muitos clientes estão desistindo e as vendas caindo.

Plan (planejar): Os gestores da organização, ao analisar o problema por meio do diagrama de Ishikawa e brainstorming com os funcionários, entenderam que a causa raiz do mesmo é a baixa quantidade de cozinheiros nos horários de pico. Para solucionar essa situação deve-se contratar e treinar mais dois cozinheiros. Além disso, deve-se fazer o orçamento dos novos equipamentos necessários para aumentar a produção.

Do (Fazer/executar): Em um período de duas semanas, o gerente do estabelecimento deve recrutar e terceirizar a capacitação dos novos cozinheiros. Além de, levantar o orçamento de um fogão industrial e uma fritadeira.

Check (Checar): Ao final das duas semanas, o gestor verificará se os cozinheiros estão aptos para desempenhar a função e se a cozinha já possui os equipamentos necessários.

Act (ação): Será verificado se o tempo de espera do cliente reduziu e se as vendas aumentaram. Caso o resultado seja satisfatório ele deve ser padronizado e, se ainda houver reclamações dos clientes, deverá ser traçado uma nova análise do problema e um novo plano de ação. Pois, a eficiência na cozinha já está operando da melhor forma possível.

Ferramentas da qualidade:

Brainstorming: Também conhecido como “tempestade de ideias”, consiste em uma reunião com todos os funcionários envolvidos na problemática. Em que eles lançam suas respectivas ideias de como solucionar a situação, nesse momento não há julgamentos se o que foi apresentado é bom ou ruim. Após o término do tempo estabelecido é analisada qual a melhor solução.

Diagrama de Ishikawa: Também conhecido como “diagrama espinha de peixe”, serve para identificar a causa raiz do problema, pois eliminando as causas, eliminamos o problema.

Como fazer o diagrama:

  • Comece definindo o problema (efeito) a ser analisado.
  • Desenhe uma seta horizontal apontando para a direita e escreva o problema no interior de um retângulo localizado na ponta da seta;
  • Realize um brainstorming para levantar as possíveis causas que possam estar gerando o problema. Para isso, procure responder a seguinte pergunta: “Por que isto está acontecendo? ”;
  • Divida as causas identificadas em categorias. Por exemplo: máquina, mão de obra, método ou da forma que for mais coerente com o problema analisado e o contexto da sua empresa;
  • Logo após, defina as sub-causas, ou seja, os fatores que levaram aquela causa a acontecer.

 

5W2H: Como citado anteriormente na etapa de planejamento do PDCA, para deixar claro como atingir a meta utilizamos o 5W2H. Devemos responder as seguintes perguntas: O que será feito? Por que será feito? Quem irá executar? Quanto custará? Como será feito? Quando será feito? Onde será feito?

Conclusão

Gostou do nosso artigo? Tem interesse em conhecer mais sobre como melhoria continua e gestão? Sendo assim, entre em contato com a equipe da ADM Soluções!

Créditos: Esse artigo foi desenvolvido por Caio Carvalho, gerente de projetos da ADM Soluções.

 

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