Processos mais enxutos para alavancar seus resultados

Evitar desperdícios dos movimentos humanos é essencial para prevenir o desgaste resultando, assim, em uma maior produtividade por parte do funcionário que executa o processo.

A teoria científica de Taylor, exposta a cima, é até hoje aplicada em prol de atender as altas demandas sem diminuir a qualidade dos produtos oferecidos. Mas como enxugar meus processos sem prejudicar minha qualidade? Para otimizar os processos empresariais é importante primeiramente entendê-los.

  • Analisando os processos

Antes de propor uma prática que permita estimular a duração das atividades, com maior precisão, é importante entender os três principais pontos de partida:

  • Período de duração;
  • Esforço exigido;
  • Tempo decorrido.

A duração de um projeto considera apenas os períodos (dias ou horas ) efetivamente trabalhados, não incluindo os períodos de descanso (dias/horas não úteis ) ou interrompidos. Ela está relacionada à estimativa de tempo e não de esforço. Obviamente ambas estão relacionadas.

Esforço necessário, também conhecido como empenho, representa a quantidade de períodos (em geral indicados em horas) necessária para completar a atividade.

Existem atividades possuem um limite para poder ter diversos recursos compartilhando o esforço total. A questão é: É necessário um maior número de pessoas trabalhando em uma única atividade para reduzir o tempo? Dependendo da situação muitas pessoas acabariam a atrapalhar mais que ajudar. Certamente, a duração de uma atividade é influenciada pela quantidade de recursos programados para trabalhar nela.

As atividades que permitem a distribuição do seu esforço (e conseqüentemente tem sua duração influenciada) são chamadas de atividades orientadas ao esforço ou ao empenho. As atividades controladas pelo empenho também tem seu limite de recursos.

É interessante ressaltar a importância desse gerenciamento de tempo das atividades, pois quando realizados de forma efetivas podem trazer benefícios tanto para os clientes quanto para as empresas.

  • Ferramentas

Para serem analisados de forma eficiente, é necessária uma boa compreensão de como ocorrem os processos da organização. Para isso, há ferramentas que possibilitam uma maior visibilidade dos processos:

  • Mapemanto de processos
  • Mapa do fluxo de valor
  • POP

Essas ferramentas são importantes também para padronização dos processos atuais da empresa e melhor visibilidade para os funcionários que irão executá-los.

  • Otimizando os processos

Com as observações e análises feitas dos processos empresariais e seus respectivos fluxos que acontecem no cenário atual da sua empresa, serão traçados e estudados planos para se obter os fluxos ideais e, a partir disso, propor as melhorias para a maior eficiência das atividades organizacionais.

Após as melhorias é importante sempre estar avaliando os processos e aplicando melhorias sempre que necessário. Como as organizações estão em constante mudança, é essencial que toda a empresa acompanhe essas modificações.

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