Gestão de otimização de processos

gestão de otimização de processos

Gestão de otimização de processos

A Otimização de processos (no inglês, processo otimization) tem como propósito identificar pontos de melhorias na organização da empresa. Além disso, a gestão de otimização de processos é essencial para encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos. E, por consequência, alcançar melhores resultados economizando, por exemplo, tempo e dinheiro.Nesse artigo, você irá aprender os principais passos para aperfeiçoar um processo.

1. Mapear os processos

Nessa etapa deve-se compreender todas as atividades feitas pela empresa a fim de aperfeiçoar os processos. Nela, deve-se entrevistar os responsáveis por cada setor que será atualizado. Assim, suas perguntas devem ter como objetivo entender o processo passo a passo. Dessa forma, ele poderá ser facilmente descrito e os problemas do processo poderão ser identificados. A seguir, alguns exemplos de perguntas:

  • Quais atividades fazem parte desse processo?
  • Quanto tempo é necessário para concluir esse processo?
  • O número de pessoas que realiza esse processo atualmente é adequado?
  • Qual a parte mais importante do processo?
  • Qual o objetivo do processo?

Ademais, deve-se mapear os processos. Um bom recurso de mapeamento é o BizagiModeler. Esse recurso o ajudará a descrever de forma visual todo o processo. Dessa forma, qualquer pessoa da organização poderá entender suas complexidades.

Bizagi Modeler > Modeling a process > Advanced topics > Interaction between processes > Example: Interaction between processes

 

2. Identificar melhorias

Aqui, deve-se identificar todos os pontos que possam ser melhorados levando em conta o processo que foi mapeado na etapa anterior. Para isso, sugerimos a metodologia 5W2H por sua fácil visualização e etapas autoexplicativas.

A ferramenta de gestão 5W2H

3. Implementar melhorias

Nessa etapa, deve-se mapear o novo processo ideal, levando em conta as melhorias propostas na etapa anterior. Esse mapeamento pode ser feito no Bizagi Modeler, a fim de facilitar sua visualização.

Para melhor entender as melhorias que o mapeamento de processos pode trazer para sua empresa, clique aqui e conheça mais desse serviço.

4. Monitoração de resultados

Por fim, deve-se monitorar os resultados atingidos objetivando testar se as mudanças mapeadas surtiram o efeito desejado. Portanto, fique atento aos funcionários, observando se eles estão seguindo o novo processo corretamente. 

Para estar falando com um dos nossos consultores, clique aqui e saiba com maior propriedade como implementar um gestão ágil de processos na sua empresa!

 

QDT: uma forma de ter disciplina no trabalho!

QDT: UMA FORMA DE TER DISCIPLINA NO TRABALHO!

Ter disciplina no trabalho é a chave para o sucesso pessoal e profissional. Quando se é empreendedor, ter disciplina para realizar suas atividades e conseguir acompanhar as tarefas de sua equipe é essencial para o bom funcionamento da empresa. No entanto, no meio da agitação do dia a dia, como garantir que as tarefas estão bem divididas?

É nesse momento que o Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT) entra em ação! Esse método é fundamental para que os recursos da empresa sejam bem divididos e todas as funções sejam cumpridas. Entenda como funciona o QDT e como aplicá-lo em sua empresa.

O que é QDT?

O quadro de distribuição do trabalho (QDT) representa uma organização equilibrada de recursos, com o objetivo de ter resultados equilibrados, racionalizando e balanceando as tarefas quanto ao tempo de execução e à quantidade de funções atribuídas a cada pessoa. Essa ferramenta foi desenvolvida para monitorar todas as atividades das pessoas de uma organização.

Como ter disciplina no trabalho através do QDT?

A ferramenta tem como objetivo especificar o nível de autoridade e responsabilidade de cada colaborador. Ou seja, é uma técnica de organização de processos focada, principalmente, na distribuição mais adequada das tarefas para cada funcionário. 

Ao reorganizar as atividades, os processos da empresa devem ser padronizados para que o trabalho seja realizada de forma contínua e mantendo o mesmo padrão de qualidade, e isso colabora para o aumento da disciplina no trabalho e na realização de tarefas. No caso de negócios que trabalham com atendimento, por exemplo, ao distribuir as interações com o cliente entre diversas pessoas, o nível de excelência deve ser manter o mesmo para manter o padrão de atendimento sempre alto.

Com o desenvolvimento do QDT é possível realizar uma avaliação de todos os setores do negócio, podendo facilitar decisões e acompanhar o tempo dedicado a cada atividade. Para ter a maior efetividade, a ferramenta deve ser analisada nos seguintes itens: tempo demandado para atividades, capacidade profissional dos funcionários, volume de trabalho e possibilidades preliminares de simplificação (como o trabalho pode atingir o mesmo resultado de maneira mais rápida e simples).

Por que fazer um Quadro de Distribuição do Trabalho?

Existem diversos benefícios em implementar um Quadro de distribuição de trabalho na empresa:

  • Definição de cargos: a partir dos resultados apresentados, é possível identificar a necessidade de novos cargos serem incrementados na organização, facilitando a divisão do trabalho de maneira mais produtiva.

  • Aumento da produtividade: desenvolvendo o passo a passo das atividades a serem realizadas e verificando possíveis pontos de melhorias, por exemplo, melhor redistribuição das tarefas pelos funcionários, é possível aumentar a produtividade. 

  • Redução de custos: tendo conhecimento que gargalos e etapas desnecessárias nas tarefas, é possível reduzir os custos da produção, por exemplo, a partir da diminuição do tempo para realizar determinadas atividades. Além disso, a melhor distribuição de tarefas auxilia na redução da ociosidade, pois um padrão estabelecido auxilia na disciplina no trabalho.

Dessa forma, ter um Quadro de Distribuição de Trabalho bem estabelecido facilita a organização das atividades do empreendedor e da sua equipe, evitando perdas de tempo, improdutividade e falta de disciplina no trabalho, situações que costumam gerar gastos indesejados. Se quiser saber mais sobre como aumentar a produtividade da sua empresa, confira o Blog ADM Soluções e aproveite os conteúdos disponíveis!