O SEGREDO DO PLANEJAMENTO
Antes de mais nada, o planejamento é de extrema importância para a eficácia de uma boa administração. Ou seja, planejar é traçar metas e objetivo, para que haja a tomada de decisão. Nesse sentido, a sua primeira estratégia de mudança, definitivamente deve sempre ser o planejamento.
Conforme a importância dessa ferramenta, a Adm Soluções desenvolveu 5 passos para montar e utilizar um bom planejamento:
1 ° – Defina missão, a visão e os valores:
Antes de mais nada, o primeiro passo básico é esclarecer qual a missão, a visão e os valores, definindo a identidade e o posicionamento da sua organização. Desse modo, eles servem como a base para a construção de um planejamento eficiente. Em outras palavras e de forma mais detalhada, a missão define a razão pela qual a empresa existe, a visão mostra qual o objetivo da organização e aonde ela quer chegar, e a última esclarece quais princípios inegociáveis.
2 ° – Analise o ambiente interno e externo:
Com efeito, nessa análise, o uso de ferramentas é fundamental. Pensando nisso, o primeira metodologia usada é a Análise SWOT , que a propósito investiga as forças e as fraquezas no ambiente interno. Como também, simultaneamente sonda as oportunidades e ameaças no ambiente externo. Por isso, busque entender o funcionamento da organização com seus pontos fortes e fracos, os quais irão simplificar a aplicação do planejamento e evitar retrabalhos ou gargalos durante todo o processo.
Outra ferramenta muito utilizada é a análise PESTEL, essa foca completamente no ambiente externo e considera os fatos que pode influenciar e impactar as atividades da empresa: Políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ecológicos e legais.
3° – Estabeleça metas e objetivos:
O terceiro passo da nossa lista de etapas do planejamento é a definição de metas e objetivos, que precisam ser “inteligentes”. Logo, isso significa que as metas e os objetivos devem seguir o padrão SMART: Específicos (Specific), Mensuráveis (Measurable), Alcançáveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e baseadas em um prazo (Time-based).
4° – Indique as estratégias e o plano de ação:
A estratégia aborda como os resultados serão alcançados ou, ainda, de que forma o caminho definido será percorrido. Boas estratégias contribuem para criar um diferencial competitivo, destacando a empresa entre seus concorrentes mercadológicos. Existem três estratégias básicas, segundo Michael Porter: a diferenciação, liderança de baixo custo e o foco.
O plano de ação está relacionado à execução das estratégias, é ele que especifica o papel de cada colaborador e os recursos necessários para colocar em prática todas as ações previstas no planejamento estratégico.
Nesse sentindo, usar a ferramenta 5W2H costuma ser muito útil. Funcionando como um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos no projeto. Em outras palavras, ela tem como função definir o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.
5° – Monitore os resultados:
Por último, adote mecanismos de monitoramento das etapas para saber se tudo o que foi planejado, está evoluindo de acordo com o esperado ou se há necessidade de ajustes. Um bom parâmetro de monitoramento, são os KPIs, indicadores-chave que mensuram a performance de diferentes processos da organização. Por meio das informações que os KPIs fornecem, é possível direcionar recursos e esforços de maneira assertiva. Eles mostram em quais aspectos a empresa está indo bem e em quais ela precisa melhorar.
Você empresário, já sabe que o dia mal planejado não rende nada! Seguindo esse mesmo ponto de vista, trabalhe em cima do seu planejamento diário, para que dessa forma você alcance sucesso.
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